Bonnes pratiques pour la dématérialisation et l’archivage des données

Le salon Documation 2012 répétait en écho  le constat que « le volume des données augmente de manière exponentielle ». C’est pourquoi, de la création à la suppression des données, en passant par l’archivage, la mise en place de règles s’avère plus que nécessaire devant les quantités croissantes de données.

Au cours de ce salon, un « livre blanc- Dématérialisation et Archivage Probant » a été présenté. Publié par Markess International il  propose des bonnes pratiques issues notamment de référentiels normatifs et a été réalisé avec la contribution de juristes tant le sujet de l’archivage est important face à la judiciarisation croissantes des affaires.

Nombreuses sont les solutions techniques qui permettent la dématérialisation et l’archivage probant. Mais il est très important de se poser les bonnes questions et de mettre en œuvre les bonnes pratiques. C’est pourquoi, lorsque l’on souhaite créer un projet de dématérialisation, il est fortement conseillé de se référer aux normes qui sont le reflet des savoir-faire. Ces normes aident ainsi à la définition des organisations et des règles de gestion. Ils peuvent donc constituer un guide pour le choix de ces solutions.

Plusieurs normes constituent le cadre normatif :

• Les normes de système de gestion des documents d’activités (ISO 30300 à 30304 qui définissent les principes, exigences et lignes directrices)
• Les normes techniques parmi lesquelles:
  • ISO 15489 « Records Management » décrit les lignes directrices et constitue un guide pratique sur l’information et la documentation.
  • ISO 23081 « Métadonnées pour les enregistrements »
  • ISO 14 641 « Spécifications pour la conception et le fonctionnement d’un système d’informations pour la conservation d’informations électronique » qui a été validée le 15 janvier 2012 et reprends quasi intégralement la norme française NF Z 42-013 révisée en 2009.

Par ailleurs, le cadre juridique des données électroniques est également évoqué dans ce livre blanc. Il y est par exemple rappelé que selon le code civil « la preuve littérale, ou preuve par écrit, résulte d’une suite de lettres, de caractères, de chiffres ou de tous autres signes ou symboles dotés d’une signification intelligible, quels que soient leur support et leurs modalités de transmission ». Ainsi, un juge ne peut refuser une pièce pour le seul motif que celle-ci soit sur support électronique.

Certaines conférences du salon ont été mises en ligne : http://www.documation.tv/

Voir également le dossier sur 01net : l’archivage ne connaît pas la crise

Guide de l’archivage et du coffre-fort électronique à télécharger sur le site de la Fédération Nationale des Tiers de Confiance (FNTC)

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Depuis la reprise d’Exalead par Dassault Systèmes en juin 2010 les choses ont bien évolué et le petit moteur de recherche personnel pour PC ou pour intranet Exalead Desktop a  désormais vécu. Dassault Système vient également de faire l’acquisition de Netvibes il y a un peu plus d’un mois.

Je me suis fait souvent l’écho de cet outil dont l’intérêt était évident et constituait un point de découverte des solutions intégrées de l’éditeur.

On parle beaucoup en cette période de la fable des grandes PME qui croquent les petites start-up lesquelles y laissent leur âme. Il y a  en effet un peu de cela.

Sur la nouvelle version du site Exalead ne figure plus le lien de téléchargement qui existait encore il n’y a pas si longtemps mais la réponse est désormais laconique « The requested URL /software/products/desktop-search was not found on this server« .

Un bon conseil à ceux qui ont la chance de disposer de cet outil: en garder une sauvegarde bien au frais.

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L’État vient de lancer, en collaboration avec OSEO, un appel à projets « au fil de l’eau » en faveur de l’innovation dans les services. Il est ouvert jusqu’à fin mars 2013.

L’objectif est renforcer la productivité et la compétitivité des entreprises françaises de services grâce à l’innovation et en s’appuyant sur les TIC.

Les entreprises devront notamment mettre l’accent :

sur le renforcement de la productivité et de la compétitivité sur la base [...] Lire la suite…

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A l’occasion du lancement de la semaine de l’industrie la CCI de région Nord de France organisait avec le GFI une journée consacrée à l’avenir de l’industrie dans notre région.

Pour cela il était proposé de réunir 500 signatures de soutien autour de 10 propositions pour agit en faveur de l’industrie régionale.

Après avoir indiqué que plus de 580 signatures avaient été enregistrées, Philippe Vasseur, Président de la CCI, a précisé que [...] Lire la suite…

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Il s’agit du site anglophone destiné aux exportateurs français pour faire connaître leurs produits.

Ubifrance entend ainsi promouvoir des technologies, des produits, des services et un savoir-faire de la France et mettre des professionnels basé en France en contact avec leurs partenaires internationaux.

Ubifrance.com, Portail des Exportateurs Français, est diffusé dans le monde entier dans plus de 20 langues. Cette vitrine a pour ambition d’offrir aux entreprises adhérentes un triple atout : [...] Lire la suite…

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Les résultats d’une enquête mondiale sur la situation et la perception de l’innovation viennent d’être publiés récemment dans le cadre du Global Innovation Barometer 2012, réalisé par General Electric. A partir de questions posées à un échantillon de 2800 décideurs de 22 pays, dont la France (100 personnes interrogées), des convergences apparaissent, mais cette étude met clairement en évidence des spécificités françaises.

Sous le titre « Baromètre global de l’innovation 2012 – Innover [...] Lire la suite…

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