Avantages du format pdf
La généralisation de l’envoi des documents bureautiques attachés à des courriels posent deux questions:
* le correspondant à l’arrivée saura-t-il lire le fichier envoyé, par exemple si le document a été créé dans le format Open Office ?
* en envoyant le document dans son format natif (doc, xls…) n’y a-t-il pas le risque de divulger des informations confidentielles contenues dans le document (date de création, nombre de révisions…) ?
Le format pdf répond à ces objectifs. Il peut être relu sur tous les postes disposant du lecteur gratuit Acrobat qui se télécharge facilement. PDF (qui veut dire Portable Document format) permet en effet de relire un document indépendement du logiciel qui l’a créé.
Par ailleurs il peut être protégé par un mot de passe interdisant tout autre action que la lecture où l’impression. Même sans protection le document pdf ne contient que les informations de texte et de présentation mais aucune information relative à la gestion du document.
Cet aspect n’est pas négligeable. Un grand constructeur électronique a connu une déconvenue commerciale majeure en publiant, dans une situation de crise, un communiqué de presse au format Word. Rédigé à la hâte, dans la cadre d’une rédaction collaborative, le document diffusé contenait toutes les révisions faites, et donc des informations qui n’auraient jamais dues être divulguées.
Comment créer un document au format pdf ? La solution royale est d’utiliser Acrobat, mais cela a un coût.
Il existe de nombreuses solutions gratuites ou faiblement payantes.
La suite OpenOffice, à partir de 1.5, produit le format pdf ainsi que la suite pdf995, les PDF Editor Tools ou PDFCreator.
Pour une somme modique on trouve yakapdf , ABBYY PDF Transformer, eXPert PDF ou PDF Créateur. Foxit propose la suite PDF Editor, qui comprend un lecteur léger de format pdf.
Des services en ligne proposent de créer du pdf à la volée comme PDF Online
Signalons un outil original, Solid Converter, qui convertit également des documents pdf en document Word en récupérant la mise en page et les styles.
Veille active pour l’entreprise
Une bonne approche consiste à envoyer les documents sensibles uniquement au format pdf.
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