Mes interventions en entreprises me montrent souvent combien il est difficile de définir des règles de classement qui facilitent l’accès à l’information en cas de recherche.
Les raisons de cette difficulté sont multiples. Ce qui est possible à titre personnel au prix d’une bonne discipline devient plus délicat quand il faut fonctionner à plusieurs au sein d’un service, et plus encore entre plusieurs services. Ainsi dans cette entreprise qui travaille à l’affaire les commerciaux revendiquent un classement majeur par zone géographique alors que le Bureau d’Etudes ne jure que par un classement par type de machines…
Plus fondamentalement la difficulté principale réside à la fois:

dans la méconnaissance de règles de base de classement qui sont une aide pour résoudre ce type de problèmes au demeurant classiques: toutes les entreprises y sont confrontées,

et dans celle d’outils et de méthodes qui facilitent la recherce. La très faible utilisation des mots clés dans les documents en est une bonne illustration.

L’actualité de ce sujet chez un de mes clients est donc à l’origine de cette note qui pourra peut-être aider l’un ou l’autre. On pourra se référer utilement aux liens suivants.

Organiser sa gestion documentaire. Ce document part d’un sondage selon lequel près de 70% des utilisateurs n’arrivent pas à (re)trouver sur le réseau les informations dont ils ont besoin. Etant dans la nécessité d’exploiter des dossiers, des articles, des documents capitalisés sur leur intranet ou sur le Web, les employés passent près de deux heures par jour à chercher ces informations ; soit environ cinq jours pas mois, et soixante par ans !

Optimiser l’accès à l’information de l’Entreprise présente sous forme d’une faq un ensemble de concepts de base comme “Qu’est-ce qu’une ontologie ?”, “Quelle est la différence entre une taxinomie et un thésaurus ?”, “Qu’est-ce qu’une indexation ?” en apportant des éclairages accessibles. arkandis

Qu’est-ce que c’est un thesaurus ?

Voici un petit guide pour ceux qui veulent mettre en place une ontologie. Ce n’est bien sûr pas la seule façon de procéder, mais c’est celle que l’auteur, Christian Fauré, trouve la plus pertinente.

On notera une de fois plus l’intérêt d’un moteur de recherche qui catégorise les résultats comme Exalead. Vous lancez la recherche sur “taxonomie entreprise” et il vous sert une belle quantité de pages pertinentes qui parlent de “Connaissance des métiers”, “Ingénierie des Connaissances”, “Représentation des connaissances”.

• Choisir un moteur de recherche innovant
• Guide de recensement des outils de collecte, de traitement et de visualisation de l'information
• Métadonnées pour l’entreprise
• Quintura, moteur visuel et textuel
• Exalead recherche les images

16 février 2006 Classement Categorisation, Recherche, Management de l'information
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