Comment partager des gros fichiers (suite)

Un commentaire sur le précédent billet suggère une méthode pour alléger les images dans les fichiers word. Sur le principe cette approche est sans doute la bonne. Mais dans le quotidien des activités de l’entreprise il en va différemment. C’est précisément du quotidien de la réalité d’une entreprise où j’interviens dans le cadre d’un (gros) projet industriel qu’est venue la rédaction de ce billet.

Tout d’abord une entreprise se doit de se conformer aux pratiques de son client. Parmi celles-ci le plafonnement à 2Mo des documents attachés aux courriels en raison de contraintes des systèmes informatiques de ce client. On peut trouver cela archaïque, mais c’est ainsi.

Ensuite il s’agit d’échanges fréquents de documents contractuels qui ont une valeur technique (spécifications) et éventuellement juridique. Il n’est donc pas question, dans le but d’alléger un fichier, de mettre un lien vers un document lié : il est essentiel de contrôler la totalité du contenu, qu’il soit dans un fichier unique ou réparti entre plusieurs fichiers. Seul l’ensemble a un sens et doit être échangé simultanément. Le volume total à transférer reste donc le même.

Par ailleurs s’il est possible d’optimiser la taille d’une image dans un fichier word ou autre cela reste un travail d’utilisateur averti qui dépasse le niveau d’un acteur de base d’un projet (qui n’est pas toujours à l’aise avec son traitement de texte et son tableur !) dont de toutes façons ce n’est pas le travail. De plus la plupart du temps il ne s’agit pas d’images – de celles que l’on retouche à l’éditeur graphique - mais de plans ou de plannings (au format Project) « imprimés » au format pdf ou encore de gros tableaux, comme celui-ci avec ses 14 onglets comprenant des tableaux et des graphiques et pesant 6350 ko : il faut bien alors s’en accommoder.

Finalement la diversité des situations et la nécessité d’être très opérationnel invitent à trouver une solution « passe- partout », facilement utilisable, applicable dans un maximum de cas même si pour certains d’entre eux elle ne paraît pas optimisée.
Il vaut mieux habituer les acteurs à utiliser un nombre limité d’outils, qu’ils finissent par bien maîtriser, plutôt qu’une variété dans laquelle ils vont finir par se perdre.
Voilà pourquoi Splitter me paraît représentatif des bonnes solutions à conseiller en entreprise.
Les entreprises préfèrent souvent des solutions robustes et éprouvées plutôt que des solutions élégantes mais plus délicates à maîtriser.

Cela n’interdit pas de cherche à approfondir les bonnes pratiques, mais cela est une autre histoire qui se raconte dans le domaine de la formation…