Réduire la taille d’un fichier

En traitement de textes un fichier modèle permet à tous les utilisateurs d’avoir une présentation identique pour une thématique donnée, par exemple les offres commerciales de l’entreprise. A partir de ce canevas chaque commercial va pouvoir créer son devis au format “maison”. Outre le plan du document le fichier contient souvent des images et logos, ce qui augmente singulièrement la taille.

Voici ce qu’a donné un petit travail de remise en question du modèle d’offre commerciale en usage dans une entreprise industrielle de 150 personnes. Le fichier d’origine, comprenant vingt pages, pesait 863 ko.
Une première opération a consisté à retirer les images (tête et pied de page) pour constater que le poids devenait seulement 235 ko. Les images reviennent ensuite, mais sous forme de filigrane (258 ko).
Enfin, pour terminer la manoeuvre le fichier doc est sauvé au format OpenOffice (odt) et notre fichier ne pèse plus que 81 ko !

En conclusion, cette entreprise qui fait de nombreuses propositions commerciales, qui sont diffusées en interne (et stockées) un nombre significatif de fois est plus que satisfaite de l’espace de stockage gagné. Mais surtout cela a été le point de départ d’une réflexion pour améliorer ses modes de gestion des fichiers qu’elle produit en terme de méthode, d’outils et de formation du personnel.