Le sablier pour manager un projet.

Publié par Activeille le 15 septembre 2006

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Les projets industriels (et aussi les autres) sont constitués d’une multitude de tâches dont le bon enchaînement et le bon déroulement sont des facteurs essentiels de réussite.
Bien souvent la difficulté est de déterminer quel temps consacrer à chaque activité. Et l’histoire montre que le temps réellement passé s’écarte parfois (souvent…) et de façon significative du temps prévu.
A defaut de solution miracle pour maîtriser le temps d’un projet il existe néanmoins quelques recettes pour aborder ces questions, plus applicables il est vrai aux projets de dimension personnelle ou modeste qu’aux projets industriels complexes.

Au départ une double considération peut guider la réflexion. Pour accomplir une activité on peut décider de faire tout ce qui est nécessaire jusqu’à ce qu’elle soit terminée. A l’inverse on peut choisir d’y consacrer un temps limité, en essayant d’être le plus performant et efficace possible pendant cette période. Le premier cas correspond à un dépannage ou à la remise d’une réponse à un appel d’offre (pour une date fixée et accompagné de tous les documents obligatoires sous peine d’élimination). Le second cas correspond à la méthode du sablier: quand le sable s’est totalement écoulé on arrête pour passer à une autre activité.

Les avantages sont multiples. On ne consacre à la tâche que le temps disponible, ce qui évite de déborder sur les activités suivantes en les perturbant. En offrant la possibilité de travailler pendant un temps volontairement limité cela évite de reporter indéfiniment le démarrage d’activités que l’on sait longues, en choissisant de les diviser en unités réalisables successivement. Cette méthode permet également d’utiliser efficacement des plages de temps disponibles entre des rendez-vous ou d’autres activités programmées. Analyser les travaux en fonction du temps disponible incite à se consacrer d’abord à l’essentiel. C’est enfin un bon remède contre le perfectionnisme.

Cette technique ne peut s’appliquer à des projets de type industriel, fortement structurés, avec des échéances précises et contraignantes. Par contre des projets « ouverts » (développer un programme informatique, une démarche d’innovation) sont appropriés pour sa mise en oeuvre.
Un projet d’organisation d’entreprise est un bon terrain d’application. Par exemple la réalisation d’un tableau de bord commercial. Le principe est simple mais la personnalisation au contexte de l’entreprise est long, et implique des itérations. Il est alors facile et recommandé de se dire: « J’y consacre deux heures chaque mois, dès que les chiffres commerciaux du mois écoulé sont connus ».

Pour terminer cette réflexion j’ajouterai que la méthode du sablier permet d’aborder des projets complexes en les partageant en mulitples « sous-projets », les rendant accessibles. Elle permet également d’éviter l’attitude de procastination (report indéfini) pour des sujets peu intéressants: c’est plus facile de travailler par petites séquences que d’avaler tout d’une seule fois.

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