La veille active des entreprises

Une visionneuse pour les fichiers Project

Dans le domaine du management de projets le logiciel Microsoft Project fait figure de référence, même s’il n’est pas le seul disponible dans ce domaine.

Beaucoup d’entreprises et d’équipes de projet l’utilisent. Gérer un planning avec ce logiciel c’est aussi supposer que les personnes intéressées à consulter le planning sont équipées du logiciel. Or il y a un inconvenient majeur, son coût élevé.

On peut bien sûr échanger le planning sous forme de pdf, mais cela restreint l’usage. L’idéal serait de disposer d’une visionneuse. Je viens justement d’en trouver une, gratuite de surplus !

Il s’agit de LiveProject qui est un logiciel complet, payant (licence annuelle 99$ par utilisateur), mais qui propose une visionneuse gratuite du format mpp. Elle permet notamment de personnaliser l’affichage.

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Organiser la documentation de l’entreprise

Démarrant actuellement une mission autour de la gestion de l’information dans un grand projet industriel je suis de nouveau confronté à la sempiternelle question de l’organisation de la documentation de l’entreprise ou du projet: le papier, les fichiers, le classement, l’organisation et la durée de l’archivage, etc.

La réussite d’une bonne gestion de l’information d’un projet industriel (plus généralement d’un groupe de travail) réside dans la capacité des membres de l’équipe à gérer et partager leurs informations de façon pertinente et efficace (pas de redondance, par exemple).

Comme aujourd’hui une grande partie de l’information d’un projet est électronique, les outils de gestion de signets et de tags sont désormais au coeur du sujet. Avant même de parler de GED on parle de favoris ou de tags.

Une démarche pédagogique visant à monter comment bien gérer ses favoris me paraît de nature à favoriser une bonne gestion de la “vraie” documentation. En me basant sur des missions antérieures et sur celle en cours j’ai l’intention de consacrer quelques billets à ce sujet.

S’agissant des outils de gestion des signets je vous renvoie pour commencer au billet “Gestion des favoris” que François JEANNE-BEYLOT consacre au sujet, en ayant eu la gentillesse de s’appuyer sur un inventaire publié au fil du temps sur Veille Entreprise.

Je vous conseille sa lecture: vous y trouverez des conseils simples et du bon sens à tous les étages. Ce qui est dit du web s’applique aussi à l’intranet.

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Envoyer des fichiers lourds

Dans de précédents billets j’avais présenté la problématique du transfert des fichiers importants telle qu’on peut la rencontrer en entreprise. Il s’agit notamment de Réduire la taille d’un fichier et Comment partager des gros fichiers ?
Aujourd’hui je prends connaissance de nouveaux services qui parait intéressant au regard de ce problème. Il s’agit notamment de Podmailer qui se présente comme

un utilitaire tout simple qui vous permet de partager vos fichiers par e-mail - quelle que soit leur taille - sans encombrer votre boîte aux lettres.
Avec Podmailer vous pouvez maintenant:
* envoyer vos vidéos personnelles en pleine qualité,
* récupérer toutes les photos du mariage de votre meilleure amie,
* échanger des présentations et tout autre document professionnel volumineux,
* … ou tout simplement partager n’importe lequel de vos gros fichiers !

Ce service permet d’envoyer et recevoir des fichiers pouvant dépasser 1 Giga-octet soit l’équivalent de 500 photos haute résolution ou 4 heures de vidéos personnelles. Cet envoi se fait via votre adresse e-mail inchangée et votre logiciel de courrier habituel.
Par contre une inscription préalable est nécessaire. Ce service est gratuit mais nécessite une installation sur chaque poste.

Comment cela fonctionne-t-il ?
L’intérêt est de n’échanger qu’un message classique ne contenant pas le fichier volumineux mais seulement un petit fichier attaché spécifique. C’est seulement quand le destinataire va cliquer sur ce document attaché que le processus de transfert va se déclencher.
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Imaginons que vous vouliez envoyer un gros fichier par e-mail à votre ami Jean. Eh bien, au lieu d’attacher le vrai gros fichier à cet e-mail, Podmailer ne joint que la référence à ce vrai fichier. Cette référence s’appelle un podmail (.zed). Quand Jean reçoit votre e-mail, il ouvre ce podmail (.zed) avec Podmailer, et le transfert du vrai gros fichier commence alors, directement entre l’ordinateur de Jean et le vôtre.

En clair cela signifie que les deux utilisateurs doivent être connectés, ce qui peut s’avérer pénalisant.

Un autre produit similaire est Pando. Pour une comparaison entre les deux consulter le billet de Ouriel Ohayon sur Techcrunch.

Autre services similaires.
Il existe de nombreux autres services similaires que vous pourrez retrouver sur Veille entreprise, en particulier:
FolderShare
Box.net
Transferbigfiles

Veille active pour l’entreprise
Au niveau de l’entreprise ce système peut être intéressant, en particulier pour les acteurs d’un projet qui doivent échanger des fichiers volumineux. L’intérêt est de n’envoyer qu’une alerte et seulement après en avoir pris connaissance de télécharger le contenu volumineux.
Ceci présente l’avantage de ne pas saturer inutilement les messageries dans la mesure où le destinataire peut en quelque sorte refuser la livraison du fichier volumineux s’il considère que cela ne le concerne pas (situation fréquente compte tenu des envois multiples “de précaution”). De ce fait ce service mériterait au moins d’être essayé.


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