Le format pdf présente des avantages sur le plan de la sécurité et de la portabilité.
Sécurité: envoyer à un tiers un document au format “.doc” c’est prendre le risque que le destinataire puisse découvrir les traces de révisions anciennes du document, contenant des informations confidentielles (”évasion de données“, par exemple un devis fait par modification d’un devis destiné à un autre prospect). Sans parler des vulnérabilités spécifiques à Word. L’impression de ce même document au format pdf lui assure une sécurité suffisante dans la plupart des cas.
Portabilité: le destinataire ne dispose pas nécessairement du logiciel dans lequel le document a été créé, qui est pourtant indispensable pour le visualiser. Par exemple, un document MS Project. Imprimer le document au format pdf permet à tout destinataire d’en prendre connaissance à la seule condition de disposer d’un lecteur pdf (logiciel gratuit).
La question que me pose cette petite entreprise cliente est évidemment de savoir comment équiper plusieurs postes de travail (une dizaine) au moindre coût, c’est à dire en évitant celui des licences Acrobat.
Il existe de nombreuses solutions, mais voici la recommandation que j’ai formulée.
Pour des machines équipées d’un e système d’exploitation récent (2000et XP) le meilleur choix est sans doute Dopdf . C’est un outil léger, simple à utiliser: au moment d’imprimer il suffit de sélectionner l’imprimante Dopdf, et hop, c’est fait! Inconvénient, il ne gère pas de protection. Pour cela il faut se tourner vers PDFCreator dontl’installation est plus lourde. Point intéressant: avant d’imprimer il est possible d’associer des mots clés au fichier.
Pour des machines plus anciennes (Win98) la solution se trouve du coté de CutePdf, mais il faut également installer un convertisseur de format. Pour télécharger les deux logiciels en un seul paquet c’est ici.
Pour créer un pdf en fusionnant plusieurs types de fichier utiliser PDF4U.
Bien entendu on peut aussi utiliser OpenOffice si on n’envisage d’utiliser que les outils classiques de la suite bureautique: traitement de texte, tableur, présentation. L’impression au format pdf est disponible sans rien devoir ajouter.
Tous ces logiciels sont des Logiciels Libres et sont gratuits. Ils ne disposent pas de fonctions aussi avancées que Acrobat mais c’est largement suffisant dans la plupart des cas.
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